Sind digitale Unterschriften mit Pseudonymen in der Abfallwirtschaft erlaubt? Antwort: NEIN

Bei unseren Supportfällen tauchen immer wieder Dokumente auf, welche eine komische Unterschrift aufweisen. In den allermeisten Fällen sind die beiden Buchstaben “:PN” mit einem vorgelagerten Doppelpunkt zu sehen.

Dies ist eine Unterschrift mit Pseudonym!

Wir werden oft gefragt, ob diese Unterschriften erlaubt sind und haben uns deshalb mal an zwei offizielle Stellen gewandt, von welchen wir folgende Antworten erhielten.

Aussage der GOES:

• gemäß § 3a Abs. 2 VwVfG: Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden.
• Die Einhaltung dieser Festlegung wird in ASYS durch entsprechende Prüfregeln der Standardkonfiguration überprüft.
• Ob und wie dies allerdings durch die zuständige Abfallbehörde ausgewertet wird, obliegt nicht der (BMU-)Schnittstelle. In dieser wird ebenfalls auf „abfallrechtliche Regelungen“ verwiesen. Es steht Ihnen entsprechend frei, die o.g. Rechtsvorschrift anzuwenden und die Verarbeitung mit dem Verweis auf die BMU-Schnittstelle entsprechend zu erschweren. Im Länder-eANV wird z.B. das Aufbringen von Signaturen mit Pseudonym initial verhindert.
• Pseudonyme sind nicht zulässig. Dies lässt sich zusätzlich aus der „Dokumentation der BMU-Schnittstelle V1.04 i.d.F.v. 17. März 2017 – Anpassung 2021“, Kapitel 4.4.1.2 entnehmen.

Anbei die Aussage der SAA Baden-Württemberg:

• In Baden-Württemberg werden Nachweise und Begleitscheine beim Einlesen NICHT auf Pseudonyme in der Signatur geprüft, jedoch nach der Bearbeitung beim Abspeichern.Hierbei wird jedoch derzeit geprüft, ob im Namen des Signierenden der Teilstring “PN:” vorkommt. Stand 15.05.2023 wird diese Prüfung wohl nicht korrekt interpretiert, weshalb fehlerhaft Dokumente noch nicht korrekt erkannt werden. Sobald die korrigierten Prüfregeln vorliegen, werden diese fehlerhaften Dokumente sauber erkannt.
• Eine Signatur kann nachträglich nicht geändert werden. Wir empfehlen zur Vermeidung von Folgefehlern, die betroffenen Nachweise neu anzulegen.
• Die Signaturkarte mit dem Pseudonym darf in keinem Fall mehr im Zusammenhang mit ASYS benutzt werden.

Was ist zu tun, wenn man solch eine fehlerhafte Signaturkarte besitzt?

1. Lass Sie die fehlerhafte Signaturkarte schnellsten sperren, damit mit dieser keine weitere fehlerhafte Signatur möglich ist.
2. Bestellen Sie eine neue Signaturkarte, bei welcher es erst gar nicht möglich ist, ein Pseudonym zu beantragen. Diese Signaturkarten können Sie hier bestellen: https://service.axians-ewaste.com/fum/de/shop/kategorie/signaturen

Stand: 15.05.2023

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